Gestión de Eventos
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Durante más de diez años, he colaborado de forma remota con diversos equipos en la organización y preparación de conferencias como World@Work, SHRM, MSDC, USPAACC y otras. En esta sección de mi portafolio, me enfocaré en la conferencia CelebrAsian USPAACC 2023, donde también se llevó a cabo la ceremonia de premiación de FAST 100.
Estructura del evento
En este evento convergen diversos actores: la Comunidad Empresarial AAPI, compuesta por emprendedores, dueños de negocios, profesionales y representantes de diferentes industrias; las partes interesadas, que incluyen funcionarios gubernamentales, responsables de adquisiciones corporativas, inversores, líderes de organizaciones sin fines de lucro, expertos de la industria y líderes de opinión; y, por supuesto, los Organizadores de la USPAACC, responsables de la planificación y ejecución de la conferencia, velando por su correcto funcionamiento.
CelebrAsian se basa en tres pilares fundamentales: empoderar, celebrar y construir. En primer lugar, busca empoderar a la comunidad empresarial AAPI mediante la provisión de recursos, oportunidades y conexiones que fomenten el crecimiento y el éxito. En segundo lugar, celebra los logros de la comunidad AAPI reconociendo y mostrando sus contribuciones. Finalmente, busca construir asociaciones inclusivas conectando empresas AAPI con socios, compradores e inversores potenciales para crear relaciones mutuamente beneficiosas.
La conferencia USPAACC Celebrasian tiene como objetivo central reunir a la comunidad empresarial AAPI con actores clave que puedan impulsar su crecimiento y éxito. Entre las principales audiencias se encuentran empresarios y propietarios de negocios de diversas industrias, incluyendo pequeñas y medianas empresas, empresas que buscan oportunidades de adquisiciones y mujeres empresarias de empresas AAPI (asiático-estadounidenses e isleñas del Pacífico), así como partes interesadas clave como funcionarios de adquisiciones corporativas, funcionarios gubernamentales, líderes de organizaciones sin fines de lucro, inversores y capitalistas de riesgo, y expertos de la industria y líderes de opinión.
Celebrasian ofrece una infraestructura adaptable que se ajusta a diferentes estilos de aprendizaje y participación. Los asistentes pueden nutrir su conocimiento de la mano de figuras prominentes en los discursos de apertura, profundizar en temas específicos a través de paneles de discusión interactivos y adquirir habilidades prácticas en talleres y sesiones de trabajo especialmente enfocadas.
Fomentar la conexión entre los participantes es un pilar fundamental de Celebrasian. Se organizan eventos de networking dedicados que brindan amplias oportunidades para construir relaciones y explorar posibles colaboraciones. La prestigiosa ceremonia de premios Fast 100, que se celebra en años seleccionados, reconoce y celebra los logros sobresalientes de individuos y empresas dentro de la comunidad AAPI, consolidando el compromiso de Celebrasian de empoderar y elevar a su audiencia.
En resumen, Celebrasian no solo es una conferencia, sino una experiencia integral que combina aprendizaje, networking y reconocimiento. Se trata de un espacio único que busca impulsar el crecimiento y el éxito de la comunidad empresarial AAPI.
Los patrocinadores de Celebrasian provienen de diversos sectores, incluyendo corporaciones que buscan conectarse con empresas AAPI, agencias gubernamentales que apoyan a pequeñas empresas, empresas de propiedad de minorías e iniciativas de desarrollo económico. A ellos se suman organizaciones sin fines de lucro que defienden las empresas AAPI, fundaciones y organizaciones filantrópicas dedicadas al impacto social y al apoyo a las comunidades de color, así como asociaciones industriales relevantes para las empresas AAPI, como la Asociación Nacional de Mujeres Propietarias de Empresas (NAWBO) o la Asociación de Contratistas Asiático-Americanos (AACA).
Nuestra participación
El premio USPAACC Fast 100 y la conferencia Celebrasian rinden homenaje a los creadores de cambios, los emprendedores y los disruptores de más rápido crecimiento que impulsan la economía estadounidense, en particular las empresas asiático-estadounidenses de mayor crecimiento. En 2023, System Soft Technologies se alzó con un lugar entre los galardonados del premio Fast 100.
En aras de garantizar una participación exitosa en la conferencia Celebrasian, colaboré con el equipo de ventas, la alta dirección y el equipo de marketing. Entre las tareas que desempeñé se encuentran la nominación del director ejecutivo para el premio, la organización de nuestra asistencia y presencia en la conferencia, y la celebración del director ejecutivo junto con otros ganadores del premio Fast 100 de 2023.
La premiación
El premio USPAACC Fast 100 reconoce y celebra a las 100 empresas asiático-estadounidenses de mayor crecimiento en diversas industrias, destacando el espíritu empresarial, la innovación y el éxito dentro de la comunidad empresarial AAPI. Las nominaciones se abren generalmente en enero y cierran en febrero, y la selección se basa principalmente en el crecimiento porcentual de los ingresos durante un período de dos años.
La decisión de nuestro liderazgo senior de buscar el premio Fast 100 no solo se basó en el cumplimiento de los criterios, sino también en los beneficios potenciales que este reconocimiento podría ofrecer. Entre estos beneficios se encuentran una mayor visibilidad y reconocimiento, oportunidades de establecer contactos y un aumento en la credibilidad y confianza.
Para navegar por el proceso de solicitud del premio Fast 100, colaboré con el equipo de contabilidad y el gerente de marca de la sede. El equipo de contabilidad brindó información financiera crucial y participó en llamadas con USPAACC para facilitar la certificación. El gerente de marca jugó un papel fundamental al recopilar la información necesaria, como la biografía del director ejecutivo, fotografías y detalles de la empresa.
Tras la notificación de nuestra victoria en el premio Fast 100, enviamos el kit de prensa a USPAACC. Este kit incluía la foto de rostro, el logotipo, el video y la descripción de la empresa de nuestro CEO, integrados en el formulario en línea y compartidos con nuestro contacto. Además, coordinamos la asistencia de los ejecutivos a la conferencia, mesa redonda y gala junto con el CEO, y evaluamos la participación en un stand para promover nuestros servicios en Celebrasian.
El Evento
Aprovechando el premio recibido por nuestro CEO en Celebrasian, montamos un stand atendido por un director de ventas y un vicepresidente regional, lo que facilitó valiosas oportunidades de establecer contactos. Colaboré estrechamente con ellos para garantizar un stand visualmente impactante, con manteles y pancartas de la marca.
Con el objetivo de mejorar aún más nuestra presencia en Celebrasian, me asocié con el especialista en redes sociales para crear publicaciones atractivas en Facebook, Twitter y LinkedIn. Estas publicaciones generaron entusiasmo por nuestra participación en el evento y por el premio recibido por nuestro CEO. Además, ofrecimos obsequios en el stand para atraer visitantes.
Gracias al apoyo de la gerente de la sucursal de la sede, nuestros tres asistentes disfrutaron de una experiencia fluida durante el evento, con estadías en hoteles y vuelos seguros. La gerente también proporcionó materiales esenciales para la instalación exitosa del stand, lo que contribuyó significativamente a nuestros resultados positivos en Celebrasian.
Publicaciones sociales
Para generar conciencia entre nuestros seguidores, clientes y posibles nuevos contactos, implementamos una estrategia integral de redes sociales para nuestra participación en la conferencia Celebrasian 2023. La estrategia se desarrolló en tres fases:
Pre-evento:
Anuncio: Anunciamos nuestra participación con antelación, generando anticipación e interés. La información compartida incluía detalles sobre el evento, la ubicación de nuestro stand y el valor que ofreceríamos a los asistentes.
Compromiso: Fomentamos el compromiso a través de la publicación de información relevante sobre la conferencia, nuestra experiencia en la industria y el premio al que fue nominado nuestro CEO.
Durante el evento:
Actualizaciones en vivo: Brindamos actualizaciones en vivo desde la conferencia, mostrando nuestra participación, la configuración del stand y las interacciones con los asistentes. Esto incluyó fotos, videos y subtítulos atractivos.
Resaltar momentos clave: Destacamos las conclusiones clave de las sesiones, paneles o ceremonias de premios, lo que demuestra nuestro conocimiento y participación en la industria.
Promover oportunidades de networking: Alentamos a los seguidores a visitar nuestro stand y conectarse con nuestro equipo, fomentando nuevas relaciones y la generación de clientes potenciales.
Posterior al evento:
Resumen y agradecimiento: Compartimos una publicación que resume nuestra experiencia, agradeciendo a los asistentes por conectarse y destacando los logros o aprendizajes clave.
Impacto de la exhibición: Mostramos el impacto de nuestra participación, como la cantidad de clientes potenciales generados, las asociaciones formadas y los premios ganados.
Ampliar la conversación: Fomentamos una mayor participación compartiendo planes futuros e invitando a los seguidores a mantenerse conectados.
Al implementar esta estrategia de múltiples fases, aprovechamos las redes sociales de manera efectiva para maximizar el conocimiento, el compromiso y el éxito durante la conferencia Celebrasian 2023.
Como mencioné anteriormente, este evento es solo un ejemplo de las numerosas experiencias exitosas que he facilitado en colaboración con el equipo. Nuestro objetivo era maximizar el compromiso, fomentar conexiones de networking impactantes y, en última instancia, deleitar a nuestros clientes.